IK-mat rutiner: hvilke rutiner trenger du?

Hva menes med IK-mat rutiner?

IK-mat rutiner er de faste rutinene som gjør at dere jobber systematisk med mattrygghet. Det kan være rutiner for renhold, personlig hygiene, temperaturkontroll, vareflyt, allergener og oppfølging av avvik. Mattilsynet trekker blant annet frem at gode rutiner for renhold, personlig hygiene og kontroll av kjøleromstemperaturer er viktige grunnforutsetninger for å lykkes med internkontroll.  

Poenget er ikke å skrive mest mulig, men å gjøre det lett å gjennomføre det som er viktigst, jevnlig.

‍

Prioriter disse rutinene først

Hvis dere skal starte smart, er det bedre å få få rutiner til å sitte i praksis enn å ha et stort system som blir liggende. For de fleste serveringssteder er dette en god rekkefølge:

‍

‍1) Renhold som faktisk blir gjort

Renhold fungerer best når rutinen er enkel, tydelig, og knyttet til driftens rytme. Det bør være lett å vite hva som skal gjøres daglig, ukentlig og ved behov.

2) Temperaturkontroll med tydelig oppfølging

Temperaturkontroll handler ikke bare om å måle, men om hva dere gjør når noe avviker. Når rutinen inkluderer oppfølging, blir den nyttig i praksis og lettere å vise ved tilsyn.  

3) Allergener og trygg informasjon til gjest

Allergenrutiner må være konsekvente, fordi feil her ofte får store konsekvenser. Ha en fast måte å håndtere allergeninformasjon på i meny, bestilling og produksjon.

4) Varemottak og lagring

En enkel rutine for mottak, merking og lagring reduserer risiko og gjør det lettere å holde kontroll på vareflyt.

5) Avvik og tiltak

Rutinen for avvik er ofte det som skiller “internkontroll på papir” fra internkontroll i praksis. Det viktigste er at avvik ikke bare registreres, men lukkes med tiltak og læring.

‍

Slik dokumenterer du rutinene uten å gjøre det tungvint

Mattilsynet skriver at internkontroll kan dokumenteres på flere måter, som rutiner, registreringsskjema, avviksmeldinger og sjekklister, og at dokumentasjonen kan ligge i perm, notatbok, digitalt dokument eller app.  

En enkel tommelfingerregel er at dokumentasjon bør være:

• Kjent for de ansatte
• Lett tilgjengelig
• Faktisk brukt i det daglige arbeidet  

Hvis dokumentasjon blir noe som må “tas igjen” senere, blir det ofte ujevnt. Når registrering skjer løpende, blir det både enklere å holde oversikt og enklere å vise frem ved behov.

‍

Rutiner som holder seg oppdatert over tid

Rutiner må vedlikeholdes, ellers sklir de ut. Mattilsynet har et eksempel på rutine for gjennomgang av internkontrollen som blant annet nevner å granske avvik nøye, sjekke om avvik er lukket, og om de gjentar seg.  

Det er en god idé å sette en fast rytme, for eksempel månedlig eller kvartalsvis, der dere ser på:

• Hva som ofte glipper
• Hvilke rutiner som bør forenkles
• Hvilke avvik som gjentar seg
• Om endringer i drift krever justeringer

‍

Hvordan dette henger sammen med krav og tilsyn

IK-mat rutiner henger tett sammen med krav og tilsyn. Kravet er at dere jobber systematisk og kan vise at dere etterlever regelverket. EU-regelverket om hygiene (852/2004) er sentralt her, og peker blant annet på prosedyrer basert på HACCP-prinsippene der det er relevant.

For en samlet oversikt over IK-mat, system, krav og hva som forventes ved tilsyn, se IK-mat-siden vår.

‍

Oppsummering

Start med rutiner som gir mest effekt for mattrygghet i drift, og gjør dem enkle nok til å bli fulgt jevnlig. Dokumenter på en måte som er lett å gjennomføre, og sørg for at avvik faktisk blir lukket med tiltak. Når rutinene er tydelige, praktiske og vedlikeholdes jevnlig, blir internkontroll både enklere i hverdagen og enklere å vise ved behov.

‍

Kilder

Mattilsynet: Internkontroll (matservering)
https://www.mattilsynet.no/mat-og-drikke/matservering/internkontroll

Mattilsynet: Dette skal være med i en internkontroll
https://www.mattilsynet.no/mat-og-drikke/matservering/internkontroll/internkontroll-dette-skal-med

Mattilsynet: Dette er HACCP
https://www.mattilsynet.no/mat-og-drikke/matservering/internkontroll/innforing-i-haccp

EUR-Lex: Regulation (EC) No 852/2004 on the hygiene of foodstuffs (EN)
https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/852/oj/eng

EUR-Lex: Consolidated version (2021-03-24)
https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2004/852/2021-03-24/eng

Mattilsynet (PDF): Eksempel rutine for gjennomgang av internkontrollen
https://mattilsynet-xp7prod.enonic.cloud/_/attachment/inline/3f8a092f-cef7-423b-970b-3409a409c965%3A37d7a514555ff7466017211244f589e5c966eb89/eksempel%20rutine%20for%20gjennomgang%20av%20internkontrollen.pdf

‍

‍