HACCP-dokumentasjon: Hva må du dokumentere i praksis?

‍Kort forklart: hva er HACCP-dokumentasjon?

HACCP-dokumentasjon er alt dere skriver ned for å vise at dere jobber systematisk med mattrygghet, og at kontrollen faktisk brukes i hverdagen. Mattilsynet beskriver internkontroll som planlegging, organisering, utførelse, vedlikehold og dokumentasjon, og at dokumentasjonen kan være rutiner, skjema, avvik og sjekklister.  

Poenget er ikke å lage mest mulig papir. Poenget er å gjøre det lett å gjøre riktig, og lett å vise fram ved tilsyn.

‍

Hva forventes å være dokumentert?

Et godt utgangspunkt er å tenke: Hva trenger vi for å kunne forklare hvordan vi sikrer mattrygghet, fra vare inn til servering?

Mattilsynet peker på at internkontroll kan dokumenteres på flere måter, for eksempel prosedyrer og rutiner, registreringsskjema, avviksmeldinger og sjekklister.  

‍

Typiske dokumenter for et serveringssted

1) Rutiner (hvordan vi gjør det)

Korte beskrivelser av “slik gjør vi det hos oss”. For eksempel:

• Mottak av varer og temperatur ved varemottak
• Lagring og merking (dato, åpnet dato, FIFO)
• Renhold og renholdsplan
• Personlig hygiene og sykefravær ved sykdom
• Allergenhåndtering og krysskontaminering
• Nedkjøling, oppvarming og varmholding (hvis relevant)

2) Registreringer (bevis på at det blir gjort)

For eksempel:

• Temperaturkontroll (kjøl, frys, varmholding)
• Renholdskvittering (signatur eller avkrysning)
• Mottakskontroll (temperatur, emballasje, dato)

3) Avvik og korrigerende tiltak

Når noe går galt, må det dokumenteres hva som skjedde, hvorfor, hva dere gjorde, og hvordan dere hindrer gjentakelse. Mattilsynet gir også eksempel på hva et avviksskjema kan inneholde.  

4) Farevurdering / HACCP-vurdering

HACCP er metoden for å finne farer som er spesielt viktige å ha kontroll på. Mattilsynet beskriver at kravet til farevurdering er obligatorisk og at det er noe de fører tilsyn med.  

‍

HACCP-dokumentasjon knyttet til de 7 prinsippene

Hvis du vil strukturere dokumentasjonen ryddig, er de 7 HACCP-prinsippene en super “mappe-logikk”. Her er hva som typisk hører til hvert punkt:

‍

1) Gjennomfør fareanalyse

Dokumenter:

• Hvilke produkter dere lager og serverer
• Prosessflyt (enkelt punktvis: vare inn → lagring → prep → varmebehandling → servering)
• Mulige farer (biologiske, kjemiske, fysiske, allergener) og hvordan dere forebygger

2) Fastsett kritiske kontrollpunkter (CCP)

Dokumenter:

• Hva som faktisk er CCP hos dere (ikke alt er CCP)
• Hvorfor det er CCP og hvor i prosessen det ligger

3) Fastsett kritiske grenser

Dokumenter:

• Grenseverdier dere styrer etter (for eksempel tid/temperatur)
• Hva som er “ok” og “ikke ok”

4) Overvåking

Dokumenter:

• Hvordan dere sjekker (hvor ofte, hvem, hvor registreres det)
• Skjema, sjekkliste eller digital logg

5) Korrigerende tiltak

Dokumenter:

• Hva dere gjør hvis dere havner utenfor grenseverdien
• Hva dere gjør med maten, og hva dere gjør med årsaken

6) Verifisering

Dokumenter:

• Hvordan dere sjekker at rutinene fungerer over tid (stikkprøver, intern gjennomgang, kontroll av loggene)
• Mattilsynet nevner også at internkontrollen må gjennomgås jevnlig, og at det bør finnes en rutine for regelmessig gjennomgang.  

7) Dokumentstyring

Dokumenter:

• At dere bruker oppdaterte rutiner (ikke gamle versjoner)
• Hvem som eier rutiner, og når de sist ble oppdatert
• Mattilsynet nevner også behovet for rutine som sikrer at kun aktuelle og gjeldende rutiner benyttes (skriftlig).  

‍

Et enkelt oppsett som funker i praksis

Hvis dere vil holde det lett, kan dere bygge opp HACCP-dokumentasjonen slik:

A. “Slik jobber vi” (rutiner)

6–12 korte rutiner, max 1 side per rutine.

B. “Dette sjekker vi” (sjekklister)

Daglig, ukentlig og månedlig.

C. “Dette har vi målt” (logger)

Temperatur, mottak, eventuelt nedkjøling/oppvarming.

D. “Dette har vi fikset” (avvik)

Avvik med tiltak, signatur og dato.

E. “Dette har vi vurdert” (fareanalyse/HACCP)

En enkel farevurdering som passer deres drift.

Målet er at hvem som helst i teamet kan finne fram, forstå og bruke dokumentasjonen.

‍

Vanlige feil som gjør at HACCP-dokumentasjon ikke hjelper

Her er klassikerne:

• Dokumentasjonen finnes, men brukes ikke i drift (blir “perm som støver ned”)
• Skjema fylles ut i etterkant, i stedet for når kontrollen faktisk gjøres
• Avvik skrives ned, men det står ikke hva dere gjorde for å hindre gjentakelse
• Rutinene er for lange eller for generelle til å fungere i en travel hverdag
• Dere har ikke en fast rytme for å gå gjennom og oppdatere internkontrollen  

‍

Perm eller digital løsning?

Mattilsynet skriver at dokumentasjonen kan oppbevares i perm, notatbok, digitalt dokument eller app. Det viktige er at den er kjent, tilgjengelig og brukes aktivt.  

Tommelfingerregel:

• Har dere flere ansatte, høy turnover, mye deltidsbemanning eller mange sjekker? Da blir digitalt ofte enklere å følge opp.
• Er dere veldig små og stabile? Da kan en enkel perm fungere, så lenge den faktisk brukes.

‍

Hvor ofte bør HACCP-dokumentasjon oppdateres?

En god rytme for serveringssteder:

• Daglig/ukentlig: logg og sjekklister
• Ved behov: avvik når noe skjer
• Månedlig: kort gjennomgang av logg og avvik (finner vi mønster?)
• Kvartalsvis eller halvårlig: oppdater rutiner og farevurdering hvis drift, meny, utstyr eller risiko har endret seg

‍

Oppsummering

HACCP-dokumentasjon handler om å gjøre mattrygghet konkret og etterprøvbart. Med korte rutiner, enkle logger og tydelig avvikshåndtering blir det lettere å jobbe riktig i hverdagen og lettere å vise kontroll ved tilsyn.

Vil du bygge videre fra dette?

‍

Kilder

Mattilsynet: Internkontroll (salg og servering av mat)  

Mattilsynet: Dette er HACCP (innføring i HACCP)  

EUR-Lex: Regulation (EC) No 852/2004 on the hygiene of foodstuffs (HACCP-baserte prosedyrer)